Trends, Tipps & Tricks für die Technik-Redaktion

Mit diesem Beitrag erhalten Sie schlaglichtartig einige Impulse für Ihre Praxis. Wir beleuchten sehr unterschiedliche Themen, die wir aktuell an verschiedenen Stellen aufgeschnappt haben und die zum Teil auch die momentanen Trends und Themen innerhalb der Technik-Kommunikation widerspiegeln. Natürlich kann das kein vollständiger Rundumblick sein, dazu sind die Bereiche, die in der Technik-Dokumentation eine Rolle spielen, einfach zu vielfältig.

Hinweis: Dieser Artikel ist im Praxishandbuch „Technische Dokumentationen“ bei WEKA Media erschienen. Gerne vermitteln wir Ihnen ein kostenloses Probe-Abonnement. Nehmen Sie dazu Kontakt zu uns über das Kontaktformular auf.

Hier die Themen:

#1 | Technik-Kommunikation 4.0

#2 | Fällt Ihnen Teilen auch schwer?

#3 | Für den Nutzer dokumentieren

#4 | Darf es noch etwas kürzer sein?

#5 | Social Media – über welchen Kanal reden wir heute?

#6 | Word und kein Ende

#7 | Big Data oder was ist eigentlich ein Petabyte?

#8 | Datenmanagement

#9 | Progressive Disclosure

#10 | Minimalismus – wem bitte wie viel erklären?

#11 | Alles mobile – oder arbeiten Sie etwa noch am PC?

Trend, Tipp & Trick 2015 #1 | Technik-Kommunikation 4.0

Das Titelthema “Information 4.0“ bzw. „Industrie 4.0“ der tekom-Frühjahrstagung 2015 beschreibt ein Zukunftsprojekt, das im April 2011 in den VDI-Nachrichten als Paradigmenwechsel in der Industrie bezeichnet wurde und bei dem Deutschland noch als potenziell federführend angesehen wurde. Deutschland sei dafür prädestiniert, so die Meinung im Arbeitsbericht mit Umsetzungsempfehlungen des Arbeitskreises Industrie 4.0 vom April 2013. Denn Deutschland sei „der Fabrikausrüster der Welt“ und nicht nur das: auch im IT-Bereich könnten wir international mithalten.

Ein Stichwort in diesem Prozess ist „smart“. Alles soll intelligent werden und intelligent gesteuert werden. Von der intelligenten Fabrik (Smart Factory) mit ihrer Produktion (Smart Production) über die Produkte (Smart Products) und die Schnittstellen (Smart Logistics, Smart Mobility) bis hin zum smarten Zuhause (Smart Home). Die Begrifflichkeiten stehen also schon. Die Umsetzung soll Zug um Zug folgen.

Nach der ersten industriellen Revolution, der Mechanisierung, der zweiten mit dem Aufkommen der Massenfertigung, der dritten mit dem Einzug von Elektronik und digitalen Systemen soll Industrie 4.0 nun ein Zeitalter einläuten, das durch die informative Vernetzung der „intelligenten Fabrik“ sowie die Integration von Cyber-physischen Systemen (CPS) und Systemen im Bereich des Internets der Dinge und der Dienste geprägt sein wird.

Die Vision ist, dass Maschinen, Geräte und Prozesse intelligenter und flexibler werden, dass Prozesse vernetzt werden und neue Geschäftsmodelle daraus hervorgehen. Die Automatisierungstechnik soll vorangetrieben werden mit dem Ziel, noch mehr automatische Prozesse zu schaffen, bis hin zu selbstkonfigurierenden, selbstoptimierenden und selbstdiagnostischen Fertigungssystemen. Es soll auf Kundenwünsche noch besser reagiert werden können, bis hin zu dem Gedanken, dass auch für Serienprodukte die magische Losgröße 1 möglich wird.

Das Thema bezeichnet Prof. Jürgen Muthig in der Einladungsbroschüre der tekom-Frühjahrstagung als von erheblicher Bedeutung für die Technik-Kommunikation. Was bedeutet das konkret?

Werden smarte Geräte ihre Doku irgendwann selbst schreiben?

Eine zunehmende Flexibilisierung von Geräten und Prozessen, zunehmend „smarte“ Steuerungen, Varianten, kurzfristige Änderungen und intelligente Maschinen und Prozesse erfordern neue Wege und Konzepte in der Technik-Kommunikation. Obwohl – so genau weiß offensichtlich noch niemand, welche Änderungen und Anforderungen der Übergang in das 4. Zeitalter der Industrialisierung für die Technik-Redaktion bringen wird. Wird der Technik-Redakteur zukünftig außen vor bleiben, wenn sich Maschine mit Maschine unterhält? Werden immer intelligentere Systeme ihre Features irgendwann auch vollautomatisch dokumentieren?

Bild 1: Industrie 4.0 bei BMW

Trends2015_Industrie4-0

Oder wird diesbezüglich, wie so oft, nur viel Wind um nichts gemacht?! In beiden Bereichen wird ja schon lange befürchtet, dass Maschinen irgendwann dafür sorgen werden, dass ein Großteil der menschlichen Arbeit von künstlichen Intelligenzen übernommen wird. Damit dies nicht geschieht, müssen wir am Ball bleiben. Dokumentieren ist und soll Menschensache bleiben!

Schöne neue Arbeitswelt?

Sissi Closs hat sich mit diesem Thema intensiv beschäftigt, wir haben sie nach einem Statement zu ihrem demnächst hier erscheinenden Beitrag gefragt.

„Die Technik-Dokumentation unterliegt einem kontinuierlichen Wandel, die Produktionszyklen werden immer kürzer. Das hat auch Auswirkungen auf die Arbeitswelt der Technik-Kommunikation; es sind zahlreiche neue Berufsbilder entstanden und diese können kaum mehr Schritt halten mit dem rasanten Tempo, in dem sich die neuen Entwicklungen verbreiten und uns und unsere Welt verändern.

Neben den technischen Neuerungen spielt die Globalisierung eine große Rolle und bringt immer wieder neue Herausforderungen auch für die Technik-Redaktion.“

In einem Beitrag zum Wandel in der Arbeitswelt wird Prof. Closs aktuelle Entwicklungen in der Arbeitswelt der Technik-Dokumentation beleuchten.

Trend, Tipp & Trick #2 | Fällt Ihnen Teilen auch schwer?

Die Werkzeugkisten und Leitfäden der Technik-Redaktionen werden immer mal wieder umsortiert und modifiziert, und was als gesichertes Wissen galt, wird wieder hinterfragt und geändert.

Forschungen und Masterarbeiten bringen einerseits wertvolle Impulse für das Arbeitsfeld; manche Gedanken lesen sich allerdings zuweilen wie leicht an den Haaren herbeigezogen. Ein Beispiel ist die Überlegung, ob man besser schreiben sollte, dass man ein Gerät nur in Innenräumen verwenden darf oder besser, dass man es nicht im Freien verwenden darf. Viel wichtiger ist jedoch die Information, WAS man dabei beachten sollte, z.B. dass das Gerät keine Feuchtigkeit oder gar Nässe verträgt.

Die Tipps und Tricks für gute Anleitungen nehmen kein Ende und sind auch immer wieder eine gute Maßnahme zur Prüfung und Hinterfragung der eigenen Werke. Nicht immer ist das angenehm, denn wer lässt sich schon gerne kritisieren? Der deutsche Michel ist ja dafür bekannt, dass er sich nicht so gerne in die Karten schauen lässt und sein Wissen hütet wie seinen Augapfel und auch kaum unter Folter verrät. Da sind z.B. Amerikaner viel offener und eher bereit, andere an ihren Kenntnissen und Erfahrungen teilhaben zu lassen.

Tipp:

Wer sich darauf einlässt, wird nicht selten belohnt, denn lange verwendete Konventionen sind nicht immer die besten, nur weil sie lange verwendet wurden.

Scheuen Sie sich nicht, Wissen und Ihre erworbenen Kenntnisse und Erfahrungen zu teilen.

Trend, Tipp & Trick #3 | Für den Nutzer dokumentieren

Das klingt selbstverständlich, ist es aber nicht unbedingt. Denn die Motivation des Autors kann so geartet sein, dass sein Ergebnis nicht nutzergerecht ausfällt.

Drei Punkte möchten wir nun aus einem besonderen Blickwinkel betrachten, diese werden gewöhnlich nicht unbedingt aus dieser Perspektive betrachtet. Wir lösen uns dabei einmal bewusst von der primären Konzentration auf UNSERE Fähigkeiten, UNSERE Kenntnisse und UNSER Verständnis, was gute Anleitungen sind und wie man sie erstellt.

Und konzentrieren uns auf die Überlegung, wie wir DEN NUTZER leiten können, wie wir DEM NUTZER die Funktionen seines Produktes erklären und wie wir DEM NUTZER helfen können. Diese Punkte werden wir uns nun nacheinander anschauen.

Leiten

Technik-Dokumentation wird selten chronologisch gelesen. Meistens ist der Leser gestresst, weil er ein Problem mit dem Produkt hat und dringend eine Lösung sucht.

Da er nicht chronologisch liest und dies im gesetzten Fall auch gar nicht möchte, sucht er in Verzeichnissen. Zuerst im Inhalts- und im Stichwortverzeichnis. Dann helfen ihm weitere Navigationshilfen, wenn sie vorhanden sind: Marginalien oder besonders gekennzeichnete Informationseinheiten.

Erinnern Sie sich an die Banderole im ersten Abschnitt dieses Beitrags? Den Nutzer zu leiten und zwar so, dass er die Information findet und nicht übersieht, ist elementar und gleichzeitig werden Sie übrigens auch dadurch belohnt, dass der Nutzer nicht nur einen Nutzen von Ihrer Erklärung hat, sondern zusätzlich noch dankbar ist, dass sie ihn dorthin geLEITET haben. Das werden Sie allerdings selten direkt gesagt bekommen, doch manchmal erreicht sogar den Technik-Redakteur das Lob eines Kunden.

Erklären

Im nächsten Schritt folgt der Prozess der Verarbeitung der gefundenen Information. Wenn die Erklärung nicht verständlich ist, spitzt sich die Situation schnell zu. Verdorben durch die Schnelligkeit der heutigen Medien hat der Nutzer nur noch wenig Toleranz und wenig Geduld, wenn er nicht sofort eine Lösung bekommt.

Erklären Sie ihm daher alles so ausführlich wie nötig und so verständlich wie möglich. Von Zeit zu Zeit sollten Sie Ihre Texte auch durch Anwendertests selbst auf den Prüfstand stellen und optimieren, bevor Sie diese auf die Menschheit loslassen.

Erklären Sie alles freundlich und geduldig, als würden Sie mit dem Nutzer sprechen. Aber ohne ihm seine wertvolle Zeit zu stehlen.

Helfen

Schließlich folgt die Anwendung der Information. Der Ernstfall. Hilft es? Funktioniert es?

Was passiert, wenn der Autor andere Motive bei der Gestaltung seiner Dokumente hat, welche Motivationen sind nicht zielführend?

  • Der Autor hat nur seine Kenntnisse und die Anleitung im Blick, es interessiert ihn nicht, ob das Ergebnis für den Nutzer zufriedenstellend ist.
  • Der Autor fragt den Nutzer nicht, führt keine Tests durch.
  • Der Autor erwartet, dass der Nutzer seine Texte verstehen MUSS.
  • Der Autor konzentriert sich mehr auf die Strukturierung und das Design seiner Anleitung, als auf die Navigation des Nutzers zum Finden der Inhalte und die Verständlichkeit der Dokumentation.

Und was sagt der Papst?

Der Usability-Papst Jakob Nielsen und die HCI-Expertin Raluca Budiu (HCI = Human Computer Interaction) weisen in ihrem gemeinsamen Buch „Mobile Usability“ auf einige Prinzipien sowie Erkenntnisse hinsichtlich der Gebrauchstauglichkeit von mobilen Designs hin und geben Empfehlungen, die auch auf die Technik-Dokumentation anwendbar sind:

  • Wir sind nicht abhängig von unserer persönlichen Meinung
  • Wir erwarten nicht, dass Sie mobile Seiten oder Apps [ … oder Dokumentationen … (d. Autor)]so gestalten, wie wir sie persönlich mögen und benutzen würden.

Stattdessen empfehlen sie:

  • Die Gestaltung den anhand einer breiten Studie ermittelten Gewohnheiten der jeweiligen Nutzergruppe anzupassen.
  • Zu erforschen, was Nutzer mögen und was sie nicht mögen.
  • Welche Designs einfach zu nutzen sind.
  • Was dem Nutzer Probleme macht.

Und dann kommt ein Apell:

  • Gestalten Sie nicht für uns.
  • Gestalten Sie nicht für sich selbst.
  • Gestalten Sie für Ihre Kunden.
  • Wir empfehlen dringend, eigene Studien zum Nutzerverhalten durchzuführen, d.h. wie Ihre Kunden Ihr Produkt nutzen. Sie werden jedes Mal, wenn Sie das tun, etwas dabei lernen.

Tipp:

Manchen Autoren fällt die Konsequenz eines solchen Denkens nicht leicht: eine aus eigener Sicht gute Gestaltung der eigenen Dokumentation zu hinterfragen und bei Bedarf anzupassen oder sogar ganz oder in Teilen zu verwerfen. Lassen Sie sich darauf ein!

Trend, Tipp & Trick #4 | Darf es noch etwas kürzer sein?

Weil der Nutzer fast immer ein Problem hat, wenn er Ihre Anleitung zur Hand nimmt, ist es elementar wichtig, dass Sie sich kurz fassen. Der Goethe zugeschriebene Ausspruch „Entschuldige die Länge des Briefes, ich hatte keine Zeit, mich kurz zu fassen“ zeigt sehr deutlich, wo das Problem in dieser Hinsicht liegt: es braucht Zeit, sich gute und verständliche kurze Texte zu überlegen oder lange Sätze und Texte zu kürzen.

Beispiele:

1) Wenn Sie dieses Feld verwenden möchten, müssen Sie noch bestimmen, wie …
Füllwörter: wenn, möchten, müssen, noch
Kurzfassung: Bei Verwendung dieses Feldes bestimmen, wie …

2) Wenn Sie dieses Feld verwenden möchten, müssen Sie noch entscheiden, welche Informationen die Artikelbeschreibung enthalten soll.
Füllwörter: Satz besteht fast nur aus solchen.
Kurzfassung: Hier Art der Artikelbeschreibung wählen.

3) Diesen Wert müssen Sie ggf. anpassen, wenn Sie eine PDF-Vorlage verwenden.
Füllwörter: müssen, ggf., wenn
Kurzfassung: Den Wert für PDF-Vorlagen anpassen.

4) … finden Sie auf der Handbuchseite.
Kurzfassung: … siehe Handbuchseite.

Tipp:

Untersuchen Sie Ihre Anleitungen auf zu lange Erklärungen, unnötige Füllwörter und umständliche Formulierungen und kürzen bzw. streichen Sie, was entbehrlich ist.

Bild 2: Beispiel für eine knappe Formulierungsweise

KuerzenTabelle

Trend, Tipp & Trick #5 | Social Media – über welchen Kanal reden wir heute?

Noch gar nicht so lange her, da war es irgendwie noch klarer, über welche Kanäle man sich verständigen konnte oder wollte, heute wird es zunehmend turbulenter. Wir kommunizieren auf so vielen Kanälen und sind in so vielen Communities aktiv, dass wir kaum den Überblick behalten können. Und doch sind wir immer noch oft schlecht erreichbar.

Mittlerweile kommunizieren auch Technik-Redakteure zunehmend über die sozialen Medien und tauschen dort auch Daten aus. Dabei fällt die Wahl des Mediums nicht immer ganz leicht und wir müssen aufpassen, dass wir uns dabei nicht verzetteln und z.B. Kanäle vernachlässigen. Wie leicht bevorzugen wir ein Netzwerk und vergessen dabei, dass in einem anderen ein paar Geschäftspartner oder Kontakte auf unsere Antwort warten. Früher war das doch einfacher: da gab es ein Fax, ein Telefongespräch und eine Mail. Der Schreibtisch war noch geordneter. Der heutige Social Media-Mix gleicht einem etwas aus dem Ruder gelaufenen modernen Schreibtisch und sieht aus der Sicht des Cartoonisten John Atkinson (Ottawa, siehe Linkliste am Ende des Beitrags) wie folgt aus:

Bild 3: Soziales Netzwerken aus Sicht des Cartoonisten

Trends2015_SozMedien

Damit wir auch 2015 den Überblick behalten, folgen hier einige Statements zu den Plattformen und Tipps zur Nutzung.

Plattformen wie XING, LinkedIn und Facebook ermöglichen das Versenden von persönlichen Nachrichten und je nach Plattform und Freigabe ist das Verschicken von Dateien möglich, aber auch andere Plattformen werden genutzt, die dies nicht bereitstellen. Um kommunikativ den Anschluss zu behalten und mit allen Geschäftspartnern und Bekannten den Kontakt zu pflegen, ist eher – oder wohl oder übel – ein bunter Mix an Plattformen nötig. Überlegen Sie sich jedoch genau, welche Plattformen Sie nutzen möchten und wie.Hier die wichtigsten:

Skype

Dieser Kanal wird gerne auch in kleinen und mittleren Unternehmen zur einfachen und direkten Kommunikation genutzt. Skype erlaubt auch das Bereitstellen von Dateien und eine audiovisuelle Kommunikation via Videokamera und Mikrofon und das auch ganz einfach über das Internet in ferne Länder.

XING

Die Plattform XING ist vielleicht die am meisten genutzte und „seriöse“ Business-Plattform auch für Technik-Redakteure. Der Austausch ist nicht ganz so unmittelbar, wie über andere soziale Medien, de es z.B. keine Chatfunktion gibt.

XING stellt über den Austausch von Interessen, Angeboten, Beiträgen und Nachrichten hinaus weitere Möglichkeiten bereit, z.B. das Einstellen von Stellen- und Projektanzeigen. Interessante Geschäftsbeziehungen ergeben sich zuweilen auch durch Kontaktaufnahme zu Profilbesuchern.

Facebook

Natürlich wird Facebook auch von Unternehmen und Dienstleistern genutzt, letztlich auch, weil die Kunden das erwarten. Doch das Gefühl ist nicht ganz so gut, wie z.B. bei XING und man tut gut daran, genau abzuwägen, ob die Plattform für die eigenen Zwecke geeignet ist. Das Netzwerk wird auch gerne für Kritik verwendet. Für den Businessbereich sind generell nur Firmenseiten interessant und aufgrund der potenziellen Shitstormgefahr muss man sich gut überlegen, was man dort präsentiert und weitergibt, denn bei Problemen wird Facebook gerne von Kunden als Plattform für Kritik missbraucht.

LinkedIn

LinkeIn ist sehr gut geeignet, ein professionelles Profil zu präsentieren und bietet die Möglichkeit, viele interessante Geschäftskontakte zu knüpfen und Stellenangebote zu lesen. Neben einer Nachrichtenfunktion können Sie Ihre Kenntnisse detailliert und in separaten Einträgen beschreiben, diese wiederum können von anderen Teilnehmern mit einer Art Statement, sogenannten Kenntnisbestätigungen untermauert werden. Zu den Kenntnissen werden von LinkedIn automatisch passende Vorschläge angelegt, die nur noch durch Klick bzw. Tippen bestätigt werden brauchen.

Google+

Das Netzwerk ist nach wie vor nicht so recht in Fahrt gekommen und bietet auch im Vergleich zum direkten Mitbewerber Facebook zu wenig Möglichkeiten, als dass sich das so bald ändern würde. Es gibt viele interessante Gruppen, allerdings ist die Plattform zum Netzwerken nicht so wirklich gut geeignet, da sie noch nicht weit genug ausgebaut ist und noch zu wenige Nutzer daran teilnehmen. Es fehlt z.B. eine Möglichkeit, persönliche Nachrichten auszutauschen. Von daher eignet sich die Plattform zwar zur Präsentation der eigenen Person, Dienstleistung oder Fähigkeiten, jedoch nicht so sehr als Kommunikationsportal. Diese beschränkt sich auf das Posten von Kommentaren, z.B. zu Bildern oder ins Netz gestellten Beiträgen oder der Vergabe eines „Plus“.

Webseite

Die eigene Webseite ist immer noch ein sehr gutes Tool zur Präsentation des eigenen Portfolios und der eigenen Leistung. Im Zuge der „Mobilisierung“ ist jedoch auch hier wichtig, dass das Design responsive ist und auf allen Geräten, einschließlich Tablet und Smartphone eine gute Performance bietet. In einem Blog haben wir den Hinweis aufgeschnappt, dass es 2015 keine Entschuldigung mehr gibt, wenn eine Webseite keine optimierte mobile Zugriffsmöglichkeit bietet. Da immer mehr Nutzer mobil auf Inhalte zugreifen, ist das absolut notwendig und trendgerecht.

Inzwischen bieten auch Tools wie WordPress recht ordentliche Standarddesigns, die kaum noch nachbearbeitet werden müssen. Auch hier gelten die Regeln für optimierte Webdesigns, die so gestaltet sein müssen, dass der Besucher möglichst innerhalb weniger Sekunden die gewünschten Inhalte findet.

Wer öfter oder regelmäßig aktuelle Artikel erstellt, hat auf den sozialen Kanälen gute Möglichkeiten, diese zu verteilen und so Besucher auf die eigene Webseite zu lotsen. Inzwischen gibt es auch für Smartphones vielfältige Möglichkeiten, die eigene Webseite über Apps komfortabel unterwegs anzupassen und Inhalte zu ergänzen.

Blog

Ein Blog bietet gute Möglichkeiten für Technik-Redakteure, fachlich fundierte Beiträge, Meinungen oder einfach aktuelle Gedanken und Themen zu verbreiten. Durch Teilen in sozialen Netzen und Verlinken potenziert sich die Wirkung.

Trend, Tipp & Trick #6 | Word und kein Ende

Microsoft Word gehört immer noch zu den am meisten genutzten Tools auch im Bereich der Technik-Dokumentation. Wer es etwas genauer nimmt mit der Formatierung seiner Dokumente, stößt nach wie vor an Grenzen.

Das Programm ist einfach zu mächtig und verschachtelt, als dass man es ganz durchschauen könnte und immer wieder sucht man lange oder vergebens nach bestimmten Einstellungen.

Wir haben uns mit der Frage beschäftigt, wie eine „saubere“ Formatierung anhand der bordeigenen Formatvorlagen gelingen kann. Die Basis dafür ist eine korrekt eingerichtete und gepflegte Dokumentvorlage.

Unser Autor hat sich eingehend damit auseinandergesetzt und eine detaillierte Anleitung verfasst, damit Sie korrekt formatierte Dokumentvorlagen erhalten. Sie werden Schritt für Schritt durch die Erläuterung geführt, die anhand von Screenshots anschaulich wird.

Den Beitrag von Dr. Matthias Hattemer finden Sie in unserer Praxislösung.

Trend, Tipp & Trick #7 | Big Data oder was ist eigentlich ein Petabyte?

Laut einer Aussage im Harvard Business manager vom Herbst 2014 wurden bereits 2012 weltweit täglich 2,5 Exabyte an neuen Daten erzeugt. Das sind 2,5 Milliarden Gigabyte. Diese Menge verdoppelt sich alle 40 Monate. Die Marktkette Wal Mart etwa soll pro Stunde 2,5 Petabyte an Datenmaterial seiner Kundentransaktionen durch die Leitungen jagen. Das sind 2,5 Millionen Gigabyte.

Eine Definition im gleichen Magazin über Big Data sagt folgendes: Es geht dabei um gewaltige Mengen laufend produzierter Informationen. Alleine in Deutschland sind das Daten von über 100 Millionen Handys, die für sich schon eine Fülle unterschiedlichster Daten erzeugen, es sind Daten von Kassen in Geschäften und damit verbunden Transaktionsdaten von Kreditkarten, es sind Messdaten im Bereich der Medizin und der Forschung, ständige Kommunikationsdaten der sozialen Medien, rund um die Uhr gesendete Daten von Überwachungsanlagen, z.B. Videosystemen in Großstädten.

Eine kleine Vorstellung der Datenmengen und besonders der immensen Beschleunigung der Datenmenge in der jüngsten Vergangenheit bekommt man durch folgende Aussagen:

  • Rund 90% der weltweit verfügbaren Daten sind keine zwei Jahre alt.
  • Durch das Internet werden heute pro Sekunde mehr Daten befördert, als vor 20 Jahren insgesamt vorhanden waren.

Um das ganze etwas plastischer werden zu lassen, hilft vielleicht ein Vergleich: Die erwähnte Datenmenge pro Stunde bei Wal Mart entspricht der Menge von 50 Millionen Aktenschränken voller Textdokumente. Es wird sofort klar, dass diese Mengen nicht mehr von menschlichen Kräften be- oder verarbeitet werden können. Hier reichen nicht einmal mehr einfache Computer aus. Solche Datenfluten können nur von großen Rechenzentren bewältigt werden.

Zur Auswertung solcher Daten sind weiterhin ausgeklügelte Analysewerkzeuge nötig sowie intelligente Konzepte. Ergebnisse solcher Auswertungen sind dann z.B. maßgeschneiderte Produktangebote in den sozialen Medien.

Gibt es im Bereich der Technik-Dokumentation Berührungspunkte zu Big Data? Wie können wir davon profitieren? Ist das Thema für die Branche relevant?

Trend, Tipp & Trick #8 | Datenmanagement

Analog zur gestiegenen Bedeutung des Datenmanagements werden wir das Kapitel 5 optimieren und weiter ausbauen. Eine optimierte Struktur und ein weiteres Kapitel erhalten Sie mit der aktuellen Ausgabe unserer Praxislösung.

Generell denken wir häufig erst dann an dieses Thema, wenn Daten verloren gehen, z.B. durch einen Gerätedefekt oder gestohlen werden. In diesem Zusammenhang kann auch eine Überalterung von Hard- oder Software zum Verhängnis werden.

Zur Speicherung und zum Teilen sowie gemeinsamen Bearbeiten von Daten werden immer mehr Plattformen und Dienste geschaffen und stehen Technik-Redaktionen zur Verfügung. Dazu gehören auch mobile Dienste und Funktionen, die teilweise die gewohnten stationären Gegebenheiten parallel abbilden oder ersetzen.

Das Thema Daten schützen dürfte ein Dauerbrenner bleiben und jeder, der Daten online stellt und online teilt, muss zu jederzeit wachsam bleiben und beobachten, was mit seinen Daten geschieht.

Auch das Thema Daten auslagern bleibt aktuell, daher haben wir dieses als neues Kapitel in Kapitel 5 ergänzt. Analog zur Tendenz von immer mehr Anbietern, Ihre wertvollen Daten sicher speichern zu wollen, widmen wir auch dem Themenbereich Cloud verstärkt unsere Aufmerksamkeit.

Trend, Tipp & Trick #9 | Progressive Disclosure

Bei der Informationsvermittlung in der Technik-Dokumentation ist immer der Spagat zu schaffen zwischen Vollständigkeit und Überfrachtung. Eine vollständige Abhandlung kann für unerfahrene Nutzer leicht erschlagend sein und die Orientierung geht verloren. Hier setzt Progressive Disclosure an, was soviel wie fortschreitende Aufdeckung bedeutet, eine Technik, bei der Inhalte, die weniger wichtig sind, zunächst verborgen werden.

Ein Beispiel sind Konfigurationsmenüs, die nur die absolut notwendigen Grundeinstellungen zeigen und eine weitere Ebene, die advanced configurations, nur über eine weitere Aktion, z.B. Klick auf einen Button, zur Ansicht freigeben.

Bei Apps und Webseiten für mobile Geräte wird Progressive Disclosure aufgrund der kleinen Displays eingesetzt, um Inhalte, die nicht primär notwendig sind, zunächst zu verbergen. Aktiviert werden diese dann über einen Link, ein Icon oder einen Button, also durch Tippen. Verbreitet sind auch Einblendungen weiterer Inhalte durch Gesten, z.B. Wischen vom Rand zur Mitte. So werden beispielsweise in der Google+-App per Klick auf das Zahnrad rechts oben weitere Optionen eingeblendet. Durch Wischen von rechts nach links werden Benachrichtigungen eingeblendet, wobei wiederum ältere Nachrichten zunächst verborgen sind und erst nach Tippen auf den Link „Schon gelesen“ eingeblendet werden.

Bild 4: Progressive Disclosure in der Google+-App: die Optionen sind hinter dem Zahnrad verborgen

ProgDisclosure_01    ProgDisclosure_02

Vergleichbare Techniken können auch in Technik-Dokumentationen eingesetzt werden. Wir begegnen einer Variante häufig in Foren oder Kommentarbereichen, bei denen Texte nach wenigen Zeilen abgeschnitten und nach Klick oder Tippen auf „Weiterlesen“ oder „Alles anzeigen“ vollständig angezeigt werden.

Hier wie dort geht es darum, den Leser nicht mit zu viel Inhalt zu überfordern, ihm die Möglichkeit zu geben, durch kurzes Anlesen zu entscheiden, ob der Inhalt für ihn interessant erscheint und in dadurch nicht zuletzt auch davon abzuhalten, vorzeitig abzuspringen und das Lesen zu beenden.

Das Verhalten von Nutzern in dieser Hinsicht wurde u.a. von Jakob Nielsen bereits vor dem absoluten Siegeszug von Smartphone und Co. grundlegend erforscht und dokumentiert und in dem bereits zitierten Buch „Mobile Usability“ weiter ausgeführt. Aus diesen Erkenntnissen lassen sich wertvolle Fragen für die Technik-Dokumentation ableiten:

  • Welche Techniken sind für Dokumentationen verwendbar?
  • Welche verborgenen Inhalte sind für den Leser leicht, welche schwer zu erkennen?
  • Wie entscheidet der Autor, was verborgen werden kann?

Wir werden uns mit dem Thema auseinandersetzen und Ihnen Möglichkeiten und Methoden vorstellen.

Trend, Tipp & Trick #10 | Minimalismus – wem bitte wie viel erklären?

Hier geht es nicht einfach nur darum, Sätze oder ganze Inhalte zu kürzen und auf ein Minimum zusammen zu streichen. Nach dem Motto: wir möchten doch dem Leser nicht seine wertvolle Zeit stehlen. Denn eins dürfte klar sein: wir müssen auch beachten, dass die Vollständigkeit ein wichtiges Prinzip bei der Technik-Dokumentation ist und der Nutzer das Recht hat, darauf zu bestehen, eine vollständige Dokumentation zu erhalten.

Doch nicht zuletzt aufgrund steigender Übersetzungskosten und mobiler Dokumentation, aber auch vor dem Hintergrund sinkender Lesekompetenz ist der Minimalismus in der Technik-Dokumentation auf dem Vormarsch.

Die Beschäftigung mit dem Thema wirft Fragen auf: Was lässt sich für welche Zielgruppen wie kürzen? Welche Inhalte, Sätze, Medien, welche nicht? Wie kann man konsistent und systematisch vorgehen? Welche Darstellungsformen unterstützen das Kürzen, welche nicht? Was geschieht mit Bestandsdaten, die bereits in zahlreichen Sprachen vorliegen?

Damit ein minimalistisches Informationskonzept erfolgreich ist, muss es von klaren Zielen und einer systematischen Analyse ausgehen und parallel unterschiedliche grundlegende Ansätze nutzen, beispielsweise:

  • Unnötige Inhalte weglassen
  • Informationstiefe an die Anwendergruppen anpassen
  • Informationen verdichten
  • Gliederung optimieren
  • Sprachen reduzieren
  • Wiederverwendungsgrad der Informationen erhöhen
  • Inhalte in elektronische Medien auslagern

Diese Ansätze zeigen schnell, dass Minimalismus Regeln benötigt. Sicherlich hat Minimalismus auch etwas mit der Kompetenz von Redakteuren zu tun; doch die Ziele, die mit verdichteten Informationen erreicht werden sollen, sind nur zu erreichen, wenn eine Redaktion insgesamt an einem Strang zieht.

Unser Autor Dipl. Ing. Roland Schmeling wird das Thema demnächst hinsichtlich der Hintergründe, Ansätze und Vorgehensweisen detailliert behandeln.

Trend, Tipp & Trick #11 | Alles mobile – oder arbeiten Sie etwa noch am PC?

Der Trend zum mobilen Gerät ist allgegenwärtig und hat sich in den vergangenen Jahren rapide beschleunigt. Der PC wird von vielen Nutzern für bestimmte Anwendungen nur noch sporadisch genutzt, weil diese per mobilem Gerät einfacher und schneller zu erledigen ist. Die Bedeutung stationärer Geräte schwindet. Sicher: wer oft unterwegs ist und dazu öffentliche Verkehrsmittel nutzt, somit Zeit und die Hände frei hat für mobile Anwendungen, wird sich im folgenden eher wiederfinden, als jemand, der ausschließlich im Büro arbeitet und auch unterwegs keine mobilen Geräte nutzt.

Zu der rasanten Entwicklung im Blick auf Smartphone & Co. haben immer besser auf die geringe Displaygröße abgestimmte Anwendungen beigetragen. Der mobile Nutzer hat besonders hohe Ansprüche an eine optimierte Nutzerführung und dass gewünschte Inhalte innerhalb von Sekunden gefunden werden. Hier wurde kräftig entwickelt und der Effekt kann sich sehen lassen: die Nutzung mobiler Geräte steigt weiter rasant und ist komfortabler geworden. Das merken auch Technik-Redakteure, deren Ansprüche an tätigkeitsbezogene Anwendungen traditionell hoch ist.

Welche Tools nutzen mobile Anwender und hier im besonderen Technik-Kommunikatoren?

Büroanwendungen

Je nach mobilem Betriebssystem stehen Apps zur Verfügung für die klassischen Tools, wie Microsoft Word oder Excel, deren Funktionsumfang stetig zunimmt. Sicher, die Möglichkeiten sind immer noch stark begrenzt, aber es fällt schon auf, dass z.B. in Word für das iPhone in der Ansicht kaum noch Unterschiede zur Desktopansicht bestehen, was heißt, dass die Formatierungen auch in der App hervorragend dargestellt werden.

Es ist kein Problem, Dateien unterwegs zu lesen und zum Teil zu bearbeiten. Die Funktionen wurden weiter verbessert, sowohl für iOs, als auch für Android und Windows Phone. Wer Dateien im Team bearbeitet oder anderen zur Verfügung stellen möchte, kann diese nach Bearbeitung unmittelbar in eine Cloud hochladen oder z.B. per E-Mail versenden.

Cloud

Die Angebote nehmen weiter zu und Freikontingente bei Dropbox, iCloud & Co. machen es leicht, Daten solchen Diensten anzuvertrauen. Es ist dabei, besonders für Fotos, eine automatische Speicherung einstellbar, die in den Grundeinstellungen so konfiguriert werden sollte, dass die Automatik nur bei Vorliegen einer WLAN-Verbindung aktiviert wird.

Für den Zugriff auf große Datenkontingente leistet ein NAS gute Dienste, das in ein Netzwerk eingebunden wird und ebenso den Zugriff über mobile Geräte via App erlaubt. Im Gegensatz zu vergleichbaren Kontingenten bei Cloudanbietern, die ab einem bestimmten Umfang nur gegen monatliche Gebühren zu haben sind, ist dies ggf. eine gute und kostengünstigere Alternative.

Netzwerke und Internet

Unterwegs können Sie komfortabel in den verschiedenen Netzwerken kommunizieren, Ihre Profile pflegen und anpassen oder nach Aufträgen Ausschau halten und dazu Geschäftskontakte knüpfen.

In diesem Zusammenhang soll auch die Möglichkeit erwähnt werden, unterwegs kleinere Arbeiten an der eigenen Webseite durchzuführen, durchaus auch neue Seiten anzulegen, News zu posten oder unerwünschte Kommentare zu löschen. Auch Statistiktools sind in manche Apps integriert und erlauben es, unterwegs nachzuschauen, von wo und unter welchen Suchwörtern auf die Webseite zugegriffen wurde.

Auch Recherchen sind mobil sehr gut möglich, natürlich immer unter der Voraussetzung, dass eine flüssige Internetverbindung verfügbar ist, was bei Reisen über Land leider immer noch nicht überall der Fall ist. Doch wenn, dann sind manche Dinge bereits erledigt, wenn Sie im Büro ankommen.

Bildbearbeitung

Dank der besonders in punkto Kamerafunktionen enormen Anstrengungen der Hersteller verfügen viele Smartphones über herausragende Qualitäten für die Erstellung von Fotos, die auch für die Technik-Dokumentation verwendbar sind. Die Features für eine Nachbearbeitung sowie einige wirklich gute Apps bieten die Möglichkeit, Fotos unmittelbar nach der Aufnahme zu optimieren und z.B. in ein Dokument einzufügen oder über einen Cloud-Dienst zur Verfügung zu stellen.

Banking

Banking-Apps ermöglichen nicht nur Buchungen von unterwegs, sondern z.B. auch das Einrichten von Daueraufträgen. Wie viele andere Anwendungen ist die Bearbeitung von Bankgeschäften via App einfacher und unkomplizierter, als mit dem PC. Die mobilen Geräte sind sofort startklar und die Verfügbarkeit ist dank WLAN oder im Stadtbereich über gut ausgebaute Mobilfunknetze fast allgegenwärtig.

Und die Sicherheit?

Wer genau beobachtet, merkt, dass immer weniger Konfiguration nötig ist, z.B. zum Einrichten von E-Mail-Konten auf mobilen Geräten. Immer mehr wird automatisch erkannt und konfiguriert. Das wird zunächst als komfortabel empfunden und es wird dann leicht übersehen, was es an neuen Automatikfunktionen inzwischen gibt.

Dazu gehört auch die Möglichkeit, sich online statt über die Konfiguration eines neuen Passwortes mit den Facebookdaten anzumelden. Oder man sieht in einem sozialen Netzwerk plötzlich die Werbung für ein Produkt, das man tags zuvor bei eBay gekauft hat.

Wer sich nicht genau auskennt, weiß oft nicht, was noch akzeptabel und was eigentlich nicht mehr witzig ist. Wir werden uns diesem Sachverhalt zukünftig auch in Form von weiteren Beiträgen zur Datensicherheit widmen.

Links

Buch „Mobile Usability“, von Jakob Nielsen und Raluca Budiu:

http://www.amazon.com/dp/0321884485/ref=rdr_ext_tmb

Beitrag zum Thema „Leichte Sprache“ von RA Dr. Oliver Tolmwein:

http://www.tolmein.de/kultur,19,Leichte_Sprache.html

Industrie 4.0

http://www.automotiveit.eu/industrie-4-0-bmw-testet-google-glass/news/id-0048187

http://www.welt.de/wirtschaft/article125058412/BMW-plant-sich-selbst-abstimmende-Maschinen.html

Big Data

Harvard Business manager, Edition 4/2014

Blog des Cartoonisten John Atkinson (Ottawa, Kanada)

www.wronghands1.wordpress.com

Dienstleistungen, Wissenswertes und Expertenbeiträge: Themen rund um die Technik-Dokumentation.